Personel servisi maliyeti nasıl düşürülür?

Personel servisi maliyeti nereden oluşur?

Servis maliyetini düşürmeye başlamadan önce faturanın nasıl oluştuğunu bilmek gerekir. Maliyet kabaca iki kalemden oluşur:

• Araç başına sabit giderler: şoför ücreti, aracın amortismanı ya da kirası, sigorta, muayene ve benzeri giderler. Araç o gün kaç kilometre giderse gitsin bu giderler oluşur.
• Kilometreye bağlı değişken giderler: yakıt, lastik, bakım ve onarım. Rota uzadıkça ve trafikte beklendikçe artar.

Servis firmasıyla yaptığınız sözleşmenin modeli, hangi kalemin faturanıza nasıl yansıdığını belirler. Sözleşme araç başına aylık, kilometre başına, yolcu başına aylık ya da sefer başına fiyatlanabilir. Araç başına ödüyorsanız araç sayısını azaltmak, kilometre başına ödüyorsanız güzergâhları kısaltmak faturaya doğrudan yansır. Ek kilometre ve ek seferler çoğu zaman ayrıca faturalanır; bunların gerçekten yapılıp yapılmadığını sefer kaydından doğrulayabilmek önemlidir. Hakedişin sefer kayıtlarından nasıl hazırlandığını servis firmaları için dijital operasyon rehberinde anlattık.

Önce ölçün: beş gösterge

Ölçmediğiniz bir maliyeti düşüremezsiniz. Bir ay boyunca şu beş göstergeyi hat bazında toplayın:

1. Doluluk oranı: binen yolcu sayısının koltuk sayısına oranı. 16 koltuklu bir minibüste 11 yolcu varsa doluluk 11 ÷ 16 ≈ %69 olur.
2. Hat başına kilometre ve süre: sabah ve akşam seferlerinin gerçekleşen kilometresi ve ilk duraktan varışa kadar geçen süre.
3. Binmeyen yolcu oranı: listede olduğu hâlde o gün binmeyen yolcuların oranı. Bu yolcular için duraklarda beklenir, rota boşuna uzar.
4. Zamanında varış: vardiya ya da mesai başlangıcından önce varan seferlerin oranı.
5. Yolcu başına maliyet: hattın aylık maliyetinin, o hatta düzenli binen yolcu sayısına bölümü.

Bu göstergeler kâğıt yoklamayla ve şoför beyanıyla toplanırsa güvenilir olmaz. Biniş kaydı tutan bir servis takip sistemi, her seferin gerçekleşen kilometresini, süresini ve binen yolcusunu kendiliğinden kaydeder.

Örnek hesap: 12 araçlık bir personel servisi

Aşağıdaki hesap yalnız yöntemi göstermek içindir; rakamlar örnektir ve sizin sözleşmenize göre değişir.

Bir şirketin 140 çalışanını 16 koltuklu 12 minibüsle taşıdığını düşünelim. Toplam koltuk sayısı 12 × 16 = 192, doluluk ise 140 ÷ 192 ≈ %73 olur. Hedef doluluğu %85 kabul edersek aynı yolcuyu taşımak için gereken araç sayısı 140 ÷ (16 × 0,85) = 140 ÷ 13,6 ≈ 10,3, yani yukarı yuvarlayınca 11 araçtır. Kâğıt üzerinde 1 araç azaltılabilir.

Etkisini, SEROTA'nın ücretsiz analiz aracındaki varsayımlarla hesaplayalım: araç başına aylık sabit maliyet ₺90.000, kilometre başına değişken maliyet ₺14,50. Araç sayısının bir azalması ayda ₺90.000 tasarruf demektir. Hat başına günde 64 km ve ayda 22 iş günü varsayarsak 12 hattın aylık kilometresi 12 × 64 × 22 = 16.896 km olur. Rotaların sadeleşmesiyle bu kilometrenin %5 kadarı azalırsa ayda yaklaşık 845 km ve ₺12.253 değişken gider tasarruf edilir.

Ancak her hesap sahaya dayanmalıdır. Çalışanlar farklı vardiyalara ve birbirinden uzak ilçelere dağılmışsa, örneğin bir kısmı Beylikdüzü'nde, bir kısmı Ataşehir'de oturuyorsa, teorik araç sayısına ulaşılamayabilir. Senaryoyu bu yüzden gerçek adreslerle ve gerçek yol süreleriyle kurmak gerekir.

Doluluğu artırmanın beş yolu

Hatları birleştirin

Aynı bölgeden yarı dolu çıkan iki hat, güzergâhları ve varış saatleri uyuyorsa tek hatta birleştirilebilir. Birleşen hattın süresi uzar; bu yüzden en uzun yolculuk süresine ve vardiya başlangıcına mutlaka bakın.

Durakları yeniden düzenleyin

Birbirine çok yakın duraklar seferi uzatır. Durakları birleştirmek ya da ana yola taşımak süreyi kısaltır, ama bazı çalışanların yürüme mesafesini artırır. Her durak değişikliğinde kaç kişinin etkilendiğini ve yürüme mesafesinin ne kadar arttığını birlikte değerlendirin.

Aracı doğru boyutta seçin

Her gün dokuz on kişi taşıyan bir hatta 27 koltuklu midibüs çalıştırmak gereksiz bir maliyettir. Tersine, sürekli dolu giden iki minibüsün yerine tek bir büyük araç kullanmak, iki seferi teke indirebilir. Araç tipini hattın gerçek doluluğuna göre seçin.

Aynı aracı vardiyalar arasında paylaştırın

Bir araç sabah 07:00 vardiyasını fabrikaya bıraktıktan sonra 08:30'da mesaiye başlayan ofis çalışanlarını taşıyabilir. Bunun için planlamayı araç üzerinden değil sefer üzerinden yapmak gerekir: Aynı araç gün içinde farklı rotalarda, hatta farklı kurumlar için çalışabilir.

Binmeyecek yolcuyu önceden bilin

İzinli ya da raporlu bir çalışan için durakta beklemek her sabah dakikalar kaybettirir. Çalışanın uygulamadan “Bugün Binmeyeceğim” demesi, şoförün o durağı atlamasını ve rotanın kısalmasını sağlar. Bu bilgi ay sonunda hangi duraklarda sık sık boşuna beklendiğini de gösterir.

Rota optimizasyonu: senaryo, karşılaştırma, onay

Rota optimizasyonu, yukarıdaki fikirleri tek tek denemek yerine yazılımın birden fazla senaryo üretmesi ve bunların sonuçlarını önceden göstermesidir. Sağlıklı bir süreç şöyle işler:

1. Veriyi toplayın: çalışan adresleri ya da durakları, vardiya ve mesai saatleri, araç kapasiteleri, gerçekleşen sefer süreleri ve doluluk.
2. Senaryo üretin: örneğin “iki hattı birleştir”, “bu üç durağı ana yola taşı” ya da “bu hatta midibüs kullan”.
3. Karşılaştırın: her senaryonun araç sayısını, kilometresini, doluluğunu, yolculuk süresini, yürüme mesafesini ve tahmini maliyetini mevcut planla yan yana görün.
4. Kurumla paylaşın: şirket ve servis firması yeni planı birlikte incelesin; itirazlar ve yorumlar rota üzerinde kalsın.
5. Tarih belirleyerek yayına alın: onaylanan plan yeni bir rota sürümü olarak belirli bir tarihten itibaren uygulanır, eski sürüm saklanır.

Önerilerin kendiliğinden uygulanmaması önemlidir. Bir hesap kilometreyi kısaltırken bir çalışanı otoyol kenarındaki bir durağa yürütebilir; son kararı planlamacı ve kurum vermelidir.

Tasarruf ederken nelere dikkat etmeli?

• Yolculuk süresi: Kilometre azalırken en uzun yolculuk süresinin artmadığından emin olun. Uzayan servis yolculuğu, kazanılan tasarrufu çalışan memnuniyetsizliğiyle geri ödetebilir.
• Vardiya başlangıcı: Organize sanayi bölgelerinde vardiya değişimi dakikayla işler; tasarruf için geç kalan bir hat, kazandırdığından fazlasını kaybettirir.
• Trafik saatleri: İstanbul'da E-5 ve TEM gibi ana yollarda sabah trafiği seferin süresini belirler. Senaryoları haritadaki mesafeyle değil, o saatteki gerçek sürüş süresiyle değerlendirin.
• Yürüme mesafesi ve güvenlik: Akşam karanlığında uzun ya da ıssız bir yürüyüş gerektiren durak değişikliklerinden kaçının.
• İletişim: Durağı ya da saati değişen çalışana değişikliği önceden ve uygulama üzerinden duyurun.

Sözleşme modelini tasarrufla uyumlu seçin

Servis firmasıyla yapılan sözleşmenin modeli, tasarruf çabasının kime yarayacağını belirler. Araç başına aylık ödeyen bir şirket için araç sayısını azaltmak doğrudan kazançtır; kilometre başına ödeyen şirket için ise rota kısaltmak. Yolcu başına aylık modelde doluluk artışı şirkete değil servis firmasına yarar; bu yüzden böyle bir sözleşmede optimizasyon çalışmasını firmayla birlikte planlamak ve kazanımı paylaşmak gerekir.

Hangi model seçilirse seçilsin, ek kilometre ve ek seferlerin nasıl onaylanacağını ve hangi kayıtla belgeleneceğini sözleşmeye yazın. Gerçekleşen sefer kaydına dayanan bir fatura, iki tarafın da aynı rakama bakmasını sağlar.

Değişiklikten sonra ölçmeye devam edin

Yeni plan yayına girdikten sonraki haftalarda zamanında varışı, doluluğu, kilometreyi ve şikayetleri önceki dönemle karşılaştırın. Tahmin edilen tasarruf gerçekleşmiyorsa nedeni çoğu zaman sahadadır: Bir durağa ulaşım zordur ya da bir hat trafikte beklenenden uzun sürer. Bu geri bildirimle planı yeni bir sürümle düzeltmek, ilk planı kusursuz yapmaya çalışmaktan daha verimlidir.

SEROTA ile maliyet analizi

SEROTA'da gerçekleşen her sefer kilometresi, süresi ve binen yolcusuyla kayda geçer; doluluk, zamanında varış ve yolcu başına maliyet raporları bu kayıtlardan üretilir. Rota optimizasyonu modülü senaryoları araç, kilometre, doluluk, süre, yürüme mesafesi ve maliyet etkisiyle karşılaştırır; öneriler kendiliğinden uygulanmaz, planlamacının onayıyla yeni rota sürümü olarak yayına alınır.

Şirketler, servis firmasının hazırladığı yeni planı SEROTA Kurum panelinde mevcut planla yan yana görür, rota üzerine yorum bırakır ve onaylar. Kendi rakamlarınızla ilk tahmini görmek isterseniz ana sayfadaki ücretsiz verimlilik analizini kullanabilirsiniz. Servis firmalarının günlük operasyonu için SEROTA Operasyon sayfasına bakın.