KVKK uyumlu servis takibi: konum ve yolcu verisi nasıl korunur?

Servis takibinde hangi kişisel veriler işlenir?

Bir servis takip sistemi, çalışabilmek için birkaç türde kişisel veriye ihtiyaç duyar. Her birinin neden gerektiğini ve nasıl sınırlanabileceğini bilmek, uyumun ilk adımıdır.

Veri sorumlusu kim, veri işleyen kim?

KVKK, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen tarafı veri sorumlusu, onun verdiği yetkiye dayanarak veriyi onun adına işleyen tarafı ise veri işleyen olarak tanımlar. Servis takibinde bu roller sözleşmeyle netleşir. Genellikle yolcu ve öğrenci verisi için veri sorumlusu hizmeti alan kurum ya da hizmeti sunan servis firmasıdır; yazılım sağlayıcısı ise veri işleyen konumundadır. Sizin durumunuzu taraflar arasındaki sözleşmeler belirler.

Rollerin net olması; aydınlatma metninin kim tarafından ve kime verileceğini, ilgili kişi başvurularına kimin cevap vereceğini ve veri işleme sözleşmesinde hangi güvenlik tedbirlerinin yer alacağını belirler. Servis firması, kurum ve yazılım sağlayıcısı arasındaki sözleşmelerde bu konuyu açıkça yazın.

Genel ilkeler servis takibine nasıl yansır?

KVKK, kişisel verilerin işlenmesinde uyulması gereken genel ilkeler sayar. Servis takibindeki karşılıkları şöyledir:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk: Yolcu ve veli, hangi verinin neden işlendiğini aydınlatma metninden öğrenmeli; habersiz bir takip olmamalıdır.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Adres değişiklikleri ve teslim alacak kişiler güncel tutulmalı, eski adresler rotada kalmamalıdır.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar: Konum verisi servis hizmeti için toplanır; çalışanın mesai dışı hareketlerini izlemek gibi başka amaçlarla kullanılmamalıdır.
• Amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Servis için gerekmeyen veri hiç istenmemelidir.
• Gerektiği kadar saklama: Veri, işlendiği amaç için gereken ya da mevzuatta öngörülen süre kadar tutulmalı; sonra silinmeli, yok edilmeli ya da anonim hâle getirilmelidir.

Konum verisi: en hassas kısım

Araç konumu doğrudan bir kişiye ait görünmese de şoförün çalışma saatlerini ve hareketlerini, dolaylı olarak da yolcuların nereden bindiğini ortaya koyar. Bu yüzden konum verisi için üç soruyu net cevaplayın:

1. Kimin konumu toplanıyor? Servis takibi için gereken, aracın konumudur. Yolcunun ya da çocuğun telefonunu sürekli izlemek amaçla ölçülü değildir.
2. Ne zaman toplanıyor? Konum yalnız sefer sırasında toplanmalı, sefer bitince durmalıdır. Şoförün sefer dışındaki konumu servis hizmetinin konusu değildir.
3. Ne kadar saklanıyor? Canlı takip için kısa süreli veri yeterlidir; raporlar ve olay incelemesi için daha uzun bir geçmiş gerekebilir. Kanun her veri türü için tek bir süre belirlemez; süreyi amacınıza göre belirleyip saklama ve imha politikanıza yazın. Süresi dolan konum geçmişi silinmeli ya da anonimleştirilmelidir.

Telefon numaraları ve maskeli arama

Servis hizmetinde yolcu ile şoförün konuşması gerekebilir: Yolcu durakta servisi göremez, şoför gelmeyen yolcuya ulaşmak ister. Bunun için numaraların birbirine gösterilmesi gerekmez. Maskeli aramada görüşme sistem üzerinden kurulur; iki taraf da diğerinin numarasını görmez. Böylece bir şoförün yüzlerce yolcunun numarasını telefonunda taşıması ya da yolcunun şoförü mesai dışında araması önlenir. Panel ekranlarında da numaralar maskeli gösterilmelidir.

Erişim: kim neyi görür?

Bir servis firması çoğu zaman birden fazla okula ve şirkete hizmet verir. Bir kurumun başka bir kurumun yolcularını, seferlerini ya da faturasını görmesi açık bir veri güvenliği sorunudur. Bu ayrım rapor hazırlanırken elle yapılmamalı; sistemin her sorgusunda zorunlu olarak uygulanmalıdır.

Firma içinde de herkesin her şeyi görmesi gerekmez. Planlamacı rotaları, finans ekibi faturaları, saha ekibi günün seferlerini görür. İzinler modül ve eylem düzeyinde (görüntüleme, düzenleme, onaylama, dışa aktarma) tanımlanmalı; kimin neyi ne zaman değiştirdiği denetim günlüğüne yazılmalıdır.

Çocuk güvenliği kayıtları

Okul servisinde biniş, iniş, teslim ve rehber onayı kayıtlarının özel bir yeri vardır. Bir şikayetten ya da olaydan sonra “Çocuk servise bindi mi, kime teslim edildi?” sorusunun cevabı bu kayıtlardadır. Bu yüzden kayıtlar sonradan düzenlenememeli; düzeltme gerekirse ilk kayıt yerinde kalmalı, üzerine yeni bir kayıt eklenmelidir. Ne kadar saklanacakları kurumun saklama ve imha politikasıyla belirlenir ve aydınlatma metninde veliye açıkça bildirilmelidir.

Çocuklara ait verilerde aydınlatma veliye yapılır; hangi işlemin hangi hukuki sebebe dayandığı baştan netleştirilmelidir. Teslim alacak kişilerin bilgileri de yalnız teslim için kullanılmalıdır. Velinin bakış açısıyla süreci okul servisi takibi veli rehberinde anlattık.

İlgili kişi hakları: dışa aktarma, silme, anonimleştirme

Yolcu, veli ve şoför; kendileriyle ilgili hangi verilerin işlendiğini öğrenme, bu verilerin düzeltilmesini ya da silinmesini isteme gibi haklara sahiptir. Kanun, veri sorumlusunun başvuruları en geç otuz gün içinde sonuçlandırmasını öngörür. Bu süreye uyabilmek için sistemin şunları kolaylaştırması gerekir:

• Bir kişinin verilerinin kopyasını tek seferde dışa aktarabilmek,
• Hesabın silinmesini ya da verilerin anonimleştirilmesini kayıt altında yürütebilmek,
• Başvurunun ne zaman alındığını, kim tarafından ve nasıl sonuçlandırıldığını izleyebilmek.

Başka bir hukuki sebeple saklanması gereken kayıtlar silme talebine rağmen saklanabilir; bu durumda gerekçenin ilgili kişiye bildirilmesi gerekir.

KVKK kontrol listesi: servis takip sistemi seçerken

1. Takip edilen konum yalnız aracın konumu mu, yoksa yolcunun telefonu da izleniyor mu?
2. Konum yalnız sefer sırasında mı toplanıyor?
3. Konum geçmişinin saklama süresini siz seçebiliyor musunuz, süre dolunca ne oluyor?
4. Şoför ve yolcu birbirinin numarasını görüyor mu, arama maskeli mi?
5. Bir kurum başka kurumların verisini görebiliyor mu; bu ayrım nasıl sağlanıyor?
6. Roller ve izinler ne kadar ayrıntılı, denetim günlüğü var mı?
7. Biniş ve teslim kayıtları sonradan değiştirilebiliyor mu?
8. Kişisel verilerin dışa aktarılması, silinmesi ve anonimleştirilmesi nasıl yapılıyor?
9. Kullanmadığınız modüller, örneğin okul ya da finans modülü kapalıyken ilgili veriler isteniyor mu?
10. Sağlayıcının veri işleyen olarak yükümlülükleri sözleşmede yazılı mı?

Gizlilik dışındaki seçim kriterleri için servis takip uygulaması nasıl seçilir rehberine bakabilirsiniz.

SEROTA'da gizlilik nasıl kurgulandı?

SEROTA'da takip edilen konum aracın konumudur. SEROTA Şoför konumu yalnız başlatılan sefer boyunca paylaşır ve sefer bitince durur; yolcunun konumu yalnız adres seçerken, kendi izniyle bir kez kullanılır. Araç konum geçmişinin saklama süresi 30, 90, 180 veya 365 gün olarak seçilir; süre dolunca veri anonimleştirilir. Şoförün telefon numarası yolcuya hiçbir zaman görünmez ve bu koruma kapatılamaz.

Her kurum yalnız kendi sözleşmesine bağlı seferleri ve yolcuları görür; bu kural tek bir veri katmanında, her sorguda uygulanır. İzinler modül ve eylem düzeyindedir, değişiklikler denetim günlüğüne yazılır. Biniş, iniş ve teslim kayıtları değiştirilemez. Yolcu, verisinin kopyasını ve hesabının silinmesini uygulamadan isteyebilir; talepler kayıt altında yürütülür. Ürün içindeki yolcu, veli ve şoför verileri için veri sorumlusu kurum ya da servis firmasıdır; SEROTA bu verileri veri işleyen olarak işler. Ayrıntılar güvenlik ve KVKK sayfasında, okul servisine özgü kurallar öğrenci servis güvenliği sayfasında.